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B2B-Workflow-Automatisierung im eCommerce: Ideen und Beispiele

Juli 29, 2023 | Anna Yakut

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Viele B2B eCommerce Marken haben reaktiv eine Form der Automatisierung eingeführt, sei es aufgrund des Wechsels zu Remote-Arbeitsumgebungen, dem Management von Lieferkettenkrisen oder der Optimierung des Kundenservice.

Doch allein das reicht nicht aus. Zukunftsorientierte B2B-Unternehmen denken voraus und streben flexible Workflows an. Flexible Workflows ermöglichen Experimente und neue Ansätze, um langfristige Stabilität sicherzustellen. Dadurch erhalten sie die Gewissheit, dass sie unbekannte Risiken besser bewältigen und schneller auf Chancen reagieren können.

Forschungen von Oro zeigen, dass B2B-Verkäufer ihre Produktivität durch Automatisierung verbessern möchten und ihre Mitarbeiter dazu befähigen möchten, Beziehungen aufzubauen, anstatt Zeit mit manueller Auftragsabwicklung zu verschwenden.

Von flexiblen Workflows profitieren sowohl B2B-Verkäufer als auch Käufer. Nutzer können auf personalisierte Preise zugreifen, den Status ihrer Aufträge ohne Mitarbeitereinbindung verfolgen und Marken können im Grunde rund um die Uhr ihren Online-Shop im Autopilot-Modus betreiben.

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In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über Workflow-Automatisierung und -Koordination im eCommerce sowie die Vorteile des Workflow-Managements in diesem Bereich. Darüber hinaus bieten wir Ihnen einige praktische Ideen zur B2B-Prozessautomatisierung, die Sie in Ihrem eCommerce-Unternehmen umsetzen können.

Was ist ein automatisierter Workflow im eCommerce?

Ein Workflow im eCommerce ist eine Abfolge von Schritten in einem Geschäftsprozess. Er umfasst die Verwaltung von Daten und Informationen, um bestimmte Unternehmensziele zu erreichen, sei es Kostensenkung, Reduzierung manueller Arbeit oder die Optimierung von Ressourcen. Workflow-Automatisierung bedeutet, diese Prozesse zu automatisieren, um Geschwindigkeit und Genauigkeit zu erhöhen und Fehler, die mit manueller Dateneingabe oder fehlenden Daten einhergehen, zu eliminieren.

In den meisten Fällen wird menschliche Aktivität durch automatisierte digitale Abläufe ersetzt.

Ein Beispiel für einfache B2B-Workflow-Automatisierung ist die automatische Synchronisierung von Kundendaten zwischen dem CRM und der B2B eCommerce-Plattform. Mit einer geeigneten Einrichtung werden manuelle Aufgaben wie die Auftragsabwicklung und -koordination durch Vertriebsmitarbeiter eliminiert.

Darüber hinaus ermöglicht ein flexibler Workflow-Automatisierungsmotor Unternehmen, ihre Workflows anpassen und optimieren, um im Laufe der Zeit effizienter zu arbeiten.

4 Vorteile der Workflow-Automatisierung im B2B eCommerce

Es gibt viele Gründe, warum Sie Workflows in B2B eCommerce-Prozessen automatisieren sollten. Hier sind die Hauptvorteile der Workflow-Automatisierung im eCommerce:

Ermöglichen Sie Datengenauigkeit

eCommerce-Unternehmen generieren oft große Mengen an Kundendaten, Bestandsdaten oder Transaktionsdaten. Bei manueller Verwaltung besteht das Risiko, dass diese Daten nicht rechtzeitig weitergeleitet werden und somit zu verlorenen Verkäufen führen.

Mit zunehmender Datenmenge können sie sich in verschiedenen Bereichen verteilen oder verloren gehen, was die Geschäftsabläufe weiter beeinträchtigt. Selbst bei besten Prozessen besteht immer die Möglichkeit menschlicher Fehler, solange Menschen beteiligt sind. Die Workflow-Automatisierung minimiert oder beseitigt diese Bedenken vollständig.

Kosteneinsparungen

Unternehmen, die manuelle Aufgaben automatisieren, können diese schneller und präziser erledigen. Wenn beispielsweise ein einzelner eCommerce-Mitarbeiter täglich 30 Minuten damit verbringt, Bestellungen manuell zu verwalten, spart die Automatisierung dieses Prozesses ihm über ein Jahr hinweg 130 Arbeitsstunden. Diese Einsparung erhöht sich signifikant, wenn man sie mit 10 Mitarbeitern multipliziert.

Die dadurch eingesparte Zeit, Geld und Mühe kann sich positiv auf andere Bereiche des Unternehmens auswirken. Mitarbeiter können mehr Zeit für den Kundenservice, Marktforschung, Wettbewerbsanalyse, A/B-Tests, Experimente und die Erkundung anderer kreativer Wachstumsstrategien verwenden.

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Skalieren Sie Ihr Unternehmen

Ein typisches eCommerce-Unternehmen ist von vielen wichtigen Aufgaben abhängig, von denen viele repetitive Charakter haben. Menschen sind physisch begrenzt in ihrem Leistungsumfang. Manuelle Dateneingabe führt zu Fehlern und Auslassungen. Die Suche nach Daten oder das manuelle Versenden von E-Mails kann viel Zeit in Anspruch nehmen oder zu Fehlern führen. Wenn Mitarbeiter ihre Aufmerksamkeit von zeitkritischen auf unproduktive Aktivitäten lenken, bleibt weniger Zeit für die Fokussierung auf unternehmerisches Wachstum.

Für die meisten Marken sind Mitarbeiter ihre wertvollsten Ressourcen. Daher beeinträchtigt die Bindung von Mitarbeitern an unproduktive Tätigkeiten, die auch von Software erledigt werden könnten, die Fähigkeit, den Umsatz zu steigern und Wachstumschancen zu nutzen.

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Verbessern Sie das Kundenerlebnis

Kunden gewöhnen sich zunehmend daran, ohne das Eingreifen eines Vertriebsmitarbeiters einzukaufen. Gleichzeitig suchen sie jedoch nach einer reibungslosen und intuitiven B2B-Kauferfahrung. Wenn Produkte, Bestelldaten und Versandinformationen auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, fühlen sich Kunden gut betreut.

Die Workflow-Automatisierung hilft eCommerce-Unternehmen, genau dies zu erreichen, indem sie Elemente des Self-Service einführt. Wenn Kunden ohne Mitarbeiterunterstützung kaufen, ihre Bestellungen selbst verwalten und bei Bedarf Artikel zurücksenden können, sparen sie Zeit und Aufwand. Dies macht sie zufrieden und motiviert sie dazu, wiederzukommen und mehr zu kaufen.

Wie Sie den B2B eCommerce-Workflow Ihres Unternehmens automatisieren können

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen kann es eine Herausforderung sein, zu entscheiden, welche Bereiche automatisiert werden sollten. Hier sind einige Ansatzpunkte für eine effektive Workflow-Koordination im eCommerce:

Fokussieren Sie sich auf wiederkehrende Aufgaben

Erstellen Sie eine Liste von Aufgaben, die sich optimal für die Automatisierung eignen. Die am wenigsten produktiven und ressourcenintensiven Aufgaben sind oft repetitive Aufgaben, die die Verarbeitung von Daten beinhalten. Dazu gehören Tätigkeiten wie Berichterstellung, E-Mail-Kommunikation, Koordination, Bestätigungen, Erinnerungen und verschiedene Dateneingaben.

Untersuchen und optimieren Sie Ihre Prozesse

Sobald Sie die Aufgaben identifiziert haben, die automatisiert werden sollen, nehmen Sie eine genaue Analyse Ihrer Prozesse vor. Während einige Dinge offensichtlich sein werden (wie beispielsweise das Versenden von E-Mails oder das Erstellen von Berichten), könnte es erforderlich sein, weitere Untersuchungen anzustellen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und nutzen Sie Tools zur Aktivitätsverfolgung, um Engpässe zu identifizieren, die beseitigt werden könnten.

Starten Sie klein und steigern Sie die Komplexität

Beginnen Sie mit Workflows, die sich am wenigsten auf den Betrieb auswirken werden. Durch den Start mit einem einfacheren Prozess gewinnen Sie das Wissen und die Erfahrung, die für komplexere Workflows erforderlich sind. Suchen Sie nach einer eCommerce-Lösung, die die richtigen Automatisierungsfunktionen und Integrationsschnittstellen zwischen den Systemen bietet. Überwachen Sie während der Evaluierungsphase die Daten genau auf ihre Richtigkeit.

9 Workflow-Automatisierungsideen für B2B eCommerce

Während viele B2C-Operationen eher einfach sind, sind B2B eCommerce-Transaktionen von höherem Wert, dauern länger und involvieren viele Entscheidungsträger. Daher bieten sich auch viele Möglichkeiten für die Workflow-Automatisierung. Hier sind einige Geschäftsprozesse, die von der Automatisierung im B2B eCommerce profitieren:

Produktdaten

Die Dateneingabe ist ein zeitaufwändiger Prozess, der viele Fehler verursachen kann. Mit dem Wachstum von Produktoptionen und Katalogen wird es immer schwieriger, alle Produktkonfigurationen, Beschreibungen, Spezifikationsblätter usw. zu verwalten.

Eine einzige, cloudbasierte Quelle der Wahrheit, die Produktinformationen über verschiedene Systeme hinweg verwaltet, hilft Ihnen dabei, Ihre Produktdaten organisiert zu halten. Erforschen Sie unseren Leitfaden zur Produktinformationsverwaltung (PIM) für weitere Details:

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Automatisierung von Bestellungen

Wenn ein B2B-Kunde eine Bestellung auf Ihrer Website aufgibt, müssen im Hintergrund viele Ereignisse stattfinden. Von der Datenübermittlung an das ERP-System über die Aktualisierung der Lagerbestandsdaten bis hin zur Benachrichtigung der Kunden per E-Mail müssen all diese Abläufe automatisiert werden. Da diese Aktivitäten mehrere Systeme involvieren, ist es wichtig, dass Ihre Workflows robuste Verbindungen zwischen Ihrem CRM, ERP, Buchhaltung, Zahlungs- und Versandanbietern nutzen.

Bestandssynchronisation

Eine effektive Bestandsverwaltung ist eine wesentliche Funktion im eCommerce. Mit Produktkatalogen, die Millionen von Artikeln umfassen, können sich B2Bs nicht leisten, zu wenig oder zu viel Lagerbestand zu haben – sie müssen den Bestand eng an die Nachfrage anpassen.

Beispielhaft ermöglichen Bestandsautomatisierungstools die Umsetzung des folgenden Workflows:

  1. Ihr Vertriebsautomatisierungssystem empfängt eine neue Bestellung.
  2. Die Bestandsverwaltungssoftware weist den Bestand der Bestellung zu und bietet die Möglichkeit, Regeln festzulegen, um sicherzustellen, dass das geeignetste Lager oder die passende Filiale genutzt wird.
  3. Eine „Versandbereit“-Kennzeichnung wird der Bestellung in Ihrem System hinzugefügt.
  4. Das Lagerverwaltungspersonal erhält alle relevanten Informationen, einschließlich Versandetiketten und Bestelldetails.
  5. Die Lagermitarbeiter nehmen die Bestellung an, verpacken sie und versenden sie.
  6. Die Bestellung wird von den Teammitgliedern im Lager kommissioniert, verpackt und versendet.
  7. Das System erfasst den Abzug des Bestands und aktualisiert die Bestandsniveaus präzise.
  1. Automatisch wird eine Benachrichtigung ausgelöst, wenn die Bestandsniveaus einen vordefinierten Schwellenwert unterschreiten. In einigen Fällen kann das System auch eine Bestellungsanfrage bei Ihrem Lieferanten generieren.

Kunden-Onboarding

Unternehmen, die an andere Unternehmen verkaufen, haben mit einer Vielzahl von Kunden zu tun. Die Onboarding-Prozesse für Lieferanten und Zulieferer variieren und erfordern eine Abstimmung der Entscheidungsträger. Ohne Automatisierung können wichtige Elemente wie Dokumente, Schulungsverfahren, Vorschriften und E-Mail-Sequenzen verloren gehen. Durch die Automatisierung dieser Schritte können Mitarbeiter sich auf zeitkritischere Aufgaben wie die Bearbeitung von Kundenbeschwerden konzentrieren.

Kundensegmentierung

Im B2B-Bereich ist Personalisierung ein absolutes Muss, um individuell auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen. Um dies in großem Umfang zu erreichen, ist Automatisierung unerlässlich. Durch die Integration von CRM- und eCommerce-Plattformen können Sie zielgerichtete Marketinginitiativen präzise und zuverlässig umsetzen.

Zum Beispiel können Sie Käufer identifizieren, die große Mengen eines bestimmten Produkts kaufen, oder herausfinden, welche Geschäftsbereiche innerhalb einer Organisation dazu neigen, mehr einzukaufen, um gezieltes Marketing auf sie auszurichten.

Preisautomatisierung

Durch automatisierte Preisgestaltungs-Workflows profitieren Kunden von einer reibungslosen Kaufabwicklung. Dies ist besonders für B2Bs mit umfangreichen Produktkatalogen, komplexen Produktkonfigurationen und einer vielfältigen Kundengruppe von Vorteil.

Achten Sie darauf, Preisgestaltungs-Workflows zu wählen, die dynamisch für jeden Kunden individuelle Preise berechnen können. Dadurch können Sie kundenspezifische Rabatte, Aktionen, Versandkosten und andere Elemente berücksichtigen.

Bestellverhandlungen

B2B-Einkäufe basieren auf Angeboten und Rechnungen und werden in der Regel individuell verhandelt. Die Automatisierung des B2B-eCommerce-Workflows ermöglicht es Geschäftskunden, Zeit zu sparen, indem sie Angebote anfordern und Rechnungen und Zahlungsbedingungen verwalten. Automatisierte Workflows können beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen auslösen oder den Genehmigungsstatus im Kundenportal automatisch aktualisieren.

Genehmigungsmanagement

Im Unterschied zum B2C-E-Commerce kaufen Geschäftskunden im Namen von Unternehmen ein. Unternehmen verfügen oft über unterschiedliche Unternehmensstrukturen, einschließlich Genehmigungsprozessen für Einkäufe. Durch Automatisierung ist es beispielsweise möglich, dass eine Kaufanfrage über einem bestimmten Betrag automatisch eine Benachrichtigung an einen Entscheidungsträger sendet. Nach Genehmigung wird die Bestellung automatisch abgewickelt.

Retourenmanagement

Unternehmen, die an andere Unternehmen verkaufen, haben oft individuelle Rückgabe-, Erstattungs- und Umtauschkriterien für jeden Kunden.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse werden Fehler reduziert, der Rückgabeprozess beschleunigt und das Kundenerlebnis verbessert. Darüber hinaus können Kundenaktivitäten und Bestandsverfügbarkeit gewährleistet werden, indem Daten nahtlos zwischen CRM-, ERP- und eCommerce-Systemen ausgetauscht werden.

Beispiele für die Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows

Genehmigungen von Bestellungen

Lassen Sie uns ein Beispiel für einen Bestellgenehmigungsworkflow während des Checkouts betrachten. Der Checkout beginnt in der Regel mit einem Schnellbestellformular oder einer Checkout-Seite des Warenkorbs. Wenn der Kunde die Schritte durchläuft und eine Bestellung aufgibt, kann es erforderlich sein, dass er vor der Zahlung oder der Festlegung von Versandvereinbarungen eine Genehmigung von einem Vorgesetzten, wie z.B. einem Einkaufsleiter oder der Buchhaltungsabteilung, einholt.
Sobald der Kunde auf „Genehmigung anfordern“ klickt, wird die zuständige Genehmigungsstelle benachrichtigt und entscheidet über die Annahme oder Ablehnung der Bestellung. Sobald die Genehmigung erteilt wurde, erhält der Antragsteller automatisch eine Benachrichtigung und die Bestellung wird wie gewohnt bearbeitet. Hier ist, wie ein automatisierter Workflow im Hintergrund aussehen könnte:

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Angebotsanfrage

Kunden, die große Mengen bestellen oder wiederholt einkaufen möchten, möchten wissen, ob bestimmte Produkte auf Ihrer Website verhandelbar sind. Sie können einen „Angebotsanfrage“ Button auf Ihren Produktseiten integrieren und automatisierte Workflows den Rest erledigen lassen. Darüber hinaus kann diese Option für spezifische Produkte und Kunden verfügbar gemacht werden. Hier ist, wie dies auf Ihrer Website aussehen könnte:

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Wenn der Kunde ein Angebot anfordert, werden automatisierte Workflows im Hintergrund aktiviert. Diese können entweder weitere Informationen vom Kunden anfordern oder Ihnen ein Angebot basierend auf den bereitgestellten Informationen erstellen. Dadurch ist menschliches Eingreifen nur in seltenen Fällen erforderlich.

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Suchen Sie nach integrierter Workflow-Automatisierung bei eCommerce-Anbietern

Um das volle Potenzial der eCommerce-Automatisierung auszuschöpfen, ist ein umfassender, unternehmensweiter Ansatz erforderlich. Beginnen Sie mit einer Analyse Ihrer Prozesse, formulieren Sie klare Ziele, involvieren Sie relevante Stakeholder und wählen Sie das richtige Werkzeug für die Umsetzung aus.

Bei der Evaluierung Ihrer B2B-eCommerce-Anbieter sollten Sie besonders darauf achten, ob sie von Anfang an in der Lage sind, B2B-eCommerce-Workflows automatisiert durchzuführen. Ohne eine leistungsstarke Workflow-Automatisierungs-Engine besteht die Gefahr, dass Sie in Umwege und programmierte Anpassungen investieren, die die Komplexität nur erhöhen und Ihr langfristiges Wachstumspotenzial beeinträchtigen.

Glücklicherweise bieten B2B-spezifische Lösungen wie OroCommerce die nötige Robustheit, Flexibilität und Sicherheit, um Unternehmen dabei zu helfen, sich optimal für die Zukunft zu positionieren. Oftmals ist es lediglich der erste Schritt, der B2B-Unternehmen davon abhält, die Vorteile der Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows voll auszuschöpfen.

FAQ

Was ist Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows?

Die Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows bezieht sich auf den Einsatz automatisierter Prozesse und Technologien, um die verschiedenen Schritte im B2B-eCommerce-Prozess zu optimieren und zu vereinfachen. Hierzu gehören beispielsweise die Auftragsabwicklung, die Lagerverwaltung, der Versand und die Lieferung, die Zahlungsabwicklung sowie der Kundenservice. Das Hauptziel besteht darin, die Effizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.

Wie profitiert das Auftragsmanagement von der Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows?

Die Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows verbessert das Auftragsmanagement, indem sie Prozesse wie Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung, Auftragsverfolgung sowie Versand und Lieferung optimiert. Zusätzlich ermöglicht sie Echtzeit-Einblicke in den Auftragsstatus und den Lagerbestand, sodass Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre Abläufe optimieren können.

Wie optimiert die Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows den Angebots- und Preisgestaltungsprozess?

Die Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows optimiert den Angebots- und Preisgestaltungsprozess auf folgende Weise:

  1. Automatische Angebotsstellung: Wenn ein Kunde eine Angebotsanfrage stellt, generiert das B2B-eCommerce-System automatisch ein Angebot basierend auf vordefinierten Preisregeln und kundenspezifischen Vereinbarungen. Dies erfolgt in Echtzeit, und der Kunde erhält sofort ein Angebot.
  1. Genehmigungs-Workflows: Wenn das Angebot die Zustimmung eines Managers oder eines anderen Teammitglieds erfordert, automatisiert das B2B-eCommerce-System den Genehmigungsprozess. Hierbei werden automatische Benachrichtigungen an die relevanten Teammitglieder gesendet, die das Angebot online genehmigen oder ablehnen können.
  1. Preisregeln: Das B2B-eCommerce-System kann mit unterschiedlichen Preisregeln konfiguriert werden, die auf verschiedenen Faktoren basieren, wie beispielsweise der Bestellhistorie des Kunden, der Bestellmenge oder den bestellten Produkten. Dadurch werden genaue und wettbewerbsfähige Preise für die Kunden gewährleistet.

Gibt es spezifische Herausforderungen, die bei der Implementierung der Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows zu beachten sind?

Ja, bei der Implementierung der Automatisierung von B2B-eCommerce-Workflows sind spezifische Herausforderungen zu beachten. Dazu gehören die Integration mit bestehenden Systemen und Prozessen, die Gewährleistung von Datenkorrektheit und Konsistenz über unterschiedliche Systeme hinweg, das Management komplexer Preis- und Rabattstrukturen sowie die Sicherstellung, dass das System die spezifischen Anforderungen von B2B-Transaktionen wie Bestellvorgängen und Rechnungsstellung abdecken kann.

Darüber hinaus kann es Widerstand von Mitarbeitern geben, die an manuelle Prozesse gewöhnt sind, und es kann Schulungen und Veränderungsmanagement erforderlich sein, um eine erfolgreiche Einführung des neuen Systems zu gewährleisten.

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